+7 (499)  653-60-72 Доб. 355 Москва +7 (812)  426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург

Делопроизводство образец реестр вложение письмо

Делопроизводство образец реестр вложение письмо

Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства. Главное правило — всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Вид используемых бланков и состав реквизитов по-другому элементов оформления письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там. И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения. Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование если закреплено в учредительных документах , почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
Содержание

Реестр договоров

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Гост Р 7.0.97. Формуляр письма - Елена А. Пономарева

Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т. Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам и изучать его.

Так, к примеру, реестр документов, подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, наименование, содержание документа, сумма и отметка о возвращении документа. Следует знать, что при составлении реестра документов для вашего удобства и быстроты поиска в последующем, необходимо вести все записи в хронологическом порядке. Только в том случае, если реестр документов будет составлен верно, вам не понадобится тратить лишнее время на поиски, вы сможете быстро и легко отыскать нужную бумагу, отправить нужный запрос или уведомление и просто качественно выполнять свою работу.

Для того чтобы отправить по почте письмо или бандероль, необходимо составить опись вложения. Для этого необходимо заполнить стандартный бланк, который можно составить от руки, распечатать на компьютере или получить на почте форму Опись должна включать в себя наименование отправлений, а также их количество и оценочную стоимость.

Для того чтобы составить опись вложения правильно, нужно заполнить два бланка. В описи укажите фамилию, имя и отчество адресата, индекс и почтовый адрес. Затем списком впишите наименования пересылаемых предметов или документов.

Кроме этого, обязательно укажите количество каждого наименования и сумму его оценки. Оценивая предметы, учтите, что оценочная стоимость оказывает влияние на сумму компенсации, которую получает отправитель в случае утраты почтового отправления, сопровождаемого описью вложения. С другой стороны, следует учитывать, что сумма оценки влияет на размер страхового сбора.

Каждый экземпляр бланка описи необходимо заверить подписью отправителя. При желании вы можете не указывать оценочную стоимость предметов в бланке, предназначенном для вложения в почтовое отправление. Далее оба экземпляра описи передаются почтовому работнику, который должен произвести окончательное оформление описи вложения.

Сотрудник почты сопоставляет записи в обоих бланках описи, затем сравнивает соответствие адреса и фамилии, имени и отчества адресата, указанные отправителем в описи и на адресном ярлыке на обратной стороне оболочки.

После этого производится сравнение вложенных в послание предметов и записей в описи вложения. После этого почтовый сотрудник должен удостовериться в тождественности общей суммы вложения и суммы объявленной ценности. На каждый экземпляр описи вложения ставится оттиск календарного штемпеля, заверенный росписью почтового сотрудника. Первый экземпляр описи вкладывается в почтовое отправление, которое тут же опечатывается. Второй экземпляр вместе с квитанцией выдается отправителю.

Храните квитанцию и второй экземпляр описи вложения до подтверждения того, что послание получено адресатом. Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов.

Составление описей — это важный этап в обработке и упорядочении документов, целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление. Оформление описи документов выполняйте на фирменном бланке если таковой имеется. Это не является обязательным, но желательным требованием к подобным документам.

В любом случае наименование организации должно быть указано. Пропишите заголовок, который должен содержать информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись. А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота. Мы поможем вам разобраться с регистрацией : какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря канцелярию , потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:. Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами приказом или учредительными документами уставом организации. Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа и использовать буквенную индексацию например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ Пример 3 , распоряжения по бухгалтерии - буквенный индекс ГБ Пример 4.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда. Наш совет.

Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре - делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах Останавливаться на нем не будем, так как в мартовском номере я подробно описывала, как создать и вести этот реестр. Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым это предпочтительнее, так как я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф - факс, ЭП - электронная почта. Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т. Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП - заказное письмо, ЦП - ценное письмо и т.

Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь. Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы открытки, проспекты, брошюры, буклеты , а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, так как практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов см. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер из вышеприведенных мною или других подобных соображений , то на конверте его нужно проставить обязательно.

После чего конверт прикрепляют степлером или скрепкой к документам, которые в нем пришли. Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию.

Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, так как иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.

Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов. На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра.

После регистрации и проставления визы резолюции руководителем на входящем документе делается его ксерокопия или скан-копия в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке.

В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным. Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.

Оригиналы документов за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов должны храниться у секретаря в канцелярии.

Исполнители работают с копиями , которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер.

Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями скажем, неисправного агрегата , в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, то есть созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия , создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма. Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации если ее пока еще у вас нет.

Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом. К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше.

Это огромный и очень важный массив документов.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

Реестр приемки-сдачи документов. Если вы хотите оставить комментарий с оценкой , то вам необходимо оценить документ вверху страницы. Спасибо, ваша оценка учтена. Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Среди способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, выделим два основных:. Недооформленные, неправильно оформленные документы должны возвращаться сотрудниками службы делопроизводства экспедиции ответственному исполнителю. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Доставка документов в сторонние организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. С опроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Понятно, что такую работу лучше проводить централизованно, так проще обеспечить однотипность оформления отправлений. Большему числу организаций доступны несколько видов доставки корреспонденции. Зачастую письма идут очень долго. Будет разумнее организовать собственную службу доставки. Причины тому следующие.

Образец. Реестр приемки-сдачи документов. Форма № м-13

Реестр договоров — это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства. Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии в организации нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем. После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации.

Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т. Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству.

Для направления документов в службу делопроизводства (экспедицию) составляет сопроводительное письмо (в случае необходимости);; заполняет Образцы сопроводительных писем представлены в Примерах 1 и 2. которые могут пересылаться с описью вложения (принимаются в.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Забота о молодых супругах заключается в предоставлении субсидии на покупку собственного жилья или его строительство. Какое оружие можно носить для самообороны без разрешения и лицензии, а на какие они нужны. Ответы на них дадут максимально верное представление о состоянии жилья и его характеристиках. В данный момент в информационном отделе имеются два стола, которые практически износились: на одном имеется трещина поперек столешницы, второй вручную собран сотрудником информационного отдела, и не является устойчивым.

Несмотря на характер понесенного наказания, неплательщик должен будет погасить штраф в том размере, в котором он был изначально назначен. Виды наркотических средств и время выведения.

В вводной части указываются юридический адрес, расчетный счет и телефоны экологической аудиторской организации, фамилии, имена и отчества всех экоаудиторов, принимавших участие в проверке, порядковый номер, дата выдачи лицензии, наименование органа, выдавшего лицензию на осуществление экологического аудита, срок ее действия, а также срок проведения экологического аудита. Где можно купить карту Тройка.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Различают блузы как официально-делового стиля, так и повседневного. В различных субъектах федерации предусмотрены отличающиеся показатели доходов. Это хорошее подспорье для многодетных семей. То есть позиция инициатора подтвердилась не только устными пояснениями свидетеля, но и документальными данными. Чтобы этого избежать, можно отправить претензию через Почту России заказным письмом.

С кредитки Альфа легко можно сделать банковский перевод прямо по реквизитам.

Опись документов бланк

Средства целевого финансирования, полученные в виде взносов членов (ассоциированных членов) используются по решению общего собрания. Акт приема-передачи арендуемого имущества, если он является неотъемлемой частью договора аренды. Однако, он может издать приказ и назначить одного из своих сотрудников на роль ответственного за пожарную безопасность.

По республике Коми По южной природно-климатической зоне установлена минималка 11.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Разрешая заявленные требования, суд первой инстанции, руководствуясь приведенными положениями закона, исследовав и оценив по правилам ст. Для того, что суд принял иск в рассмотрение, кредитору потребуется приложить все имеющиеся доказательства, в качестве которых может выступать договор, подписанный между сторонами.

Хозяин может управлять транспортом сам, либо передавать такие полномочия третьим лицам, информация о которых включена в страховой полис.

Сопроводительное письмо к документам

С третьей субботы августа (18 августа) - 28 февраля : на боровую дичь на территориях Республики Карелия, Калининградской области, Псковской области, Республики Коми, Новгородской области, Ленинградской области, Вологодской области, Мурманской области, Костромской области, Тверской области, Кировской области, Нижегородской области, Ханты-Мансийского автономного округа, Ямало-Ненецкого автономного округа, Иркутской области, Омской области, Республики Бурятия, Красноярского края, Томской области, Новосибирской области, Забайкальского края, Камчатского края, Магаданской области, Республики Саха (Якутия), Чукотского автономного округа, Приморского края, Хабаровского края, Еврейской автономной области, Амурской области, Республика Крым.

Информация об организации, куда данная справка будет направлена. Иногда клиенты забывают внести платеж в требуемый день.

Но в 2013 венгерская сторона официально сообщила о неактуальности таких данных. При определенных обстоятельствах данный срок увеличивается. В случае если работодатели будут отказываться от такой кандидатуры, должник получит пособие по безработице, с которого можно удержать алименты.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 (Москва) 
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 (Санкт-Петербург) 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мирон

    Зачем вообще строиться с таким подходом?

  2. bonpateti

    У меня погибла сестра и закокойто балезни в 6-7лет :( Ааааааа я плачу!

  3. Самсон

    Гривна всегда падает, доллар всегда растёт это и есть лучший домашний депозит...

  4. Лилиана

    цена такой ванны минимум 80 000 т.